在宅ワークをしていると、こんな悩みはありませんか？
- 複数の仕事を抱えていて、何から始めればよいか分からない
- 仕事の締め切りや提出日を忘れそうになる
- 今日やるべきタスクを整理できない
- 仕事と家事の予定が重なり、スケジュール管理が難しい
- タスク管理アプリを使っても、なかなか続かない
在宅ワークは通勤時間がない反面、仕事の予定や進捗を自分で管理しなければなりません。
複数の案件を同時に進めていると、頭の中だけで仕事を整理するのは大変ですよね。
そこでおすすめなのが、仕事の内容や期限、進捗状況をまとめて管理できるNotion（ノーション）です。
Notionを使えば、自分の仕事内容に合わせたタスク管理表を作成できます。
さらに、一覧表やボード、カレンダーなど、目的に合わせて表示方法を変えられるのも魅力です。
この記事では、在宅ワークのタスク管理にNotionを活用する方法を、初心者向けに解説します。
基本的な設定方法から、今日やる仕事の整理、カレンダーとの併用方法まで紹介するので、ぜひ参考にしてください。
在宅ワークのタスク管理にNotionがおすすめな理由
在宅ワークでは、仕事の依頼内容や締め切り、作業の進み具合など、管理する情報が多くなりがちです。
メールやメモ帳、カレンダーなどに情報が分散していると、必要な内容を探すだけでも時間がかかってしまいます。
Notionなら、仕事に関する情報を一つの場所にまとめて管理できます。
仕事の内容や期限をまとめて管理できる
Notionでは、タスクごとに仕事の内容や期限、進捗状況などを登録できます。
例えば、Webライターとして在宅ワークをしている場合、次のような情報を一つのデータベースで管理できます。
| 管理項目 | 登録する内容 |
|---|---|
| タスク名 | 記事の構成作成、本文執筆など |
| クライアント | 依頼元の会社や担当者 |
| 期限 | 記事の提出日 |
| 作業予定日 | 実際に作業する日 |
| ステータス | 未着手、進行中、完了 |
| 優先順位 | 高、中、低 |
このように情報を整理しておけば、どの仕事が残っているのか、いつまでに終わらせる必要があるのかを確認しやすくなります。
複数の案件を抱えている人にとって、仕事の状況を一目で把握できるのは大きなメリットです。
仕事内容に合わせて管理画面をカスタマイズできる
在宅ワークといっても、仕事内容は人によって異なります。
Webライターなら記事の執筆状況、オンライン秘書なら依頼内容や対応期限、デザイナーなら制作物の進捗などを管理したいでしょう。
Notionは、必要な項目を自分で追加できるため、仕事に合わせた管理画面を作成できます。
また、同じタスク情報でも、目的に応じて表示方法を変更できます。
- テーブルビュー：タスクを一覧で確認したいとき
- ボードビュー：仕事の進捗状況を確認したいとき
- カレンダービュー：期限や作業予定を日付ごとに確認したいとき
最初から複雑な仕組みを作る必要はありません。
まずは基本的なタスク管理表を作り、必要になった項目を少しずつ追加していけば大丈夫です。
仕事に関する情報を一か所にまとめられる
在宅ワークでは、タスクだけでなく、仕事に関連する資料やメモ、確認事項なども管理する必要があります。
例えば、記事執筆の仕事なら、次のような情報をまとめておくと便利です。
- 記事のタイトル
- 執筆時の注意点
- クライアントからの依頼内容
- 参考資料や関連ページ
- 修正時に確認する内容
Notionでは、タスクごとに詳細ページを作成できます。
そのため、タスク名だけでは分からない情報も、関連するページにまとめておけます。
仕事の内容を探す時間を減らし、作業に集中しやすい環境を整えられるでしょう。
Notionで在宅ワークのタスク管理を始める方法
ここからは、Notionを使ったタスク管理の基本設定を紹介します。
初めて使う場合は、最初から多くの機能を設定しなくても大丈夫です。
まずは、仕事の内容・期限・進捗状況を管理できるシンプルなデータベースを作りましょう。
STEP1：タスク管理用のページを作成する
まずはNotionを開き、タスク管理用のページを作成します。
- Notionにログインする
- サイドバーから新しいページを作成する
- ページのタイトルを「仕事のタスク管理」などにする
- ページ内にデータベースを作成する
ページ名は、自分が見て分かりやすいものなら何でも構いません。
例えば、仕事全体を管理するなら「仕事管理」、案件ごとに整理するなら「案件・タスク管理」などがおすすめです。
まずは、仕事を登録できる場所を一つ用意しましょう。
STEP2：タスク管理に必要な項目を設定する
次に、データベースに仕事を管理するための項目を追加します。
最初に用意しておきたい項目は、次の6つです。
| 項目 | プロパティの種類 | 使い方 |
|---|---|---|
| タスク名 | タイトル | 仕事の内容を入力する |
| ステータス | ステータス | 仕事の進捗を管理する |
| 期限 | 日付 | 仕事の締め切りを登録する |
| 作業予定日 | 日付 | 実際に取り組む日を登録する |
| 優先順位 | セレクト | 仕事の重要度を設定する |
| カテゴリ | セレクト | 仕事の種類を分類する |
特に重要なのが、「期限」と「作業予定日」を分けておくことです。
例えば、11月10日が記事の提出期限だったとしても、実際に執筆するのは11月7日かもしれません。
この場合、期限だけを登録すると、11月7日に作業する仕事を見落とす可能性があります。
そこで、次のように分けて登録します。
| 項目 | 登録例 |
|---|---|
| タスク名 | 記事の本文執筆 |
| 期限 | 11月10日 |
| 作業予定日 | 11月7日 |
| ステータス | 未着手 |
| 優先順位 | 高 |
このように設定すれば、提出期限と実際に作業する日を混同せずに管理できます。
STEP3：ステータスで仕事の進捗を管理する
タスクを登録したら、仕事の進み具合を確認できるようにステータスを設定します。
初心者の場合は、次の3つから始めると分かりやすいでしょう。
- 未着手：まだ作業を始めていない仕事
- 進行中：現在取り組んでいる仕事
- 完了：作業が終わった仕事
例えば、記事執筆の仕事なら、次のように変更します。
- 記事の構成作成を登録する
- 作業を始めたら「進行中」に変更する
- 構成が完成したら「完了」に変更する
ステータスを更新しておけば、どの仕事が残っているのかを確認しやすくなります。
案件が増えてきたときにも、仕事の進捗を整理するのに役立ちます。
STEP4：優先順位を設定する
仕事が複数ある場合、すべてを同じ優先度で考えていると、何から取り組めばよいのか迷ってしまいます。
そこで、タスクごとに優先順位を設定しましょう。
例えば、次の3段階に分ける方法があります。
- 高：締め切りが近い、または早急な対応が必要
- 中：期限に余裕があるが、計画的に進めたい
- 低：急ぎではなく、時間に余裕がある
優先順位を決めるときは、期限だけでなく、仕事の重要度や必要な作業時間も考慮しましょう。
例えば、締め切りが明日までの修正依頼と、来週提出する記事の構成作成では、先に対応する仕事が異なります。
タスクを登録する段階で優先順位を決めておけば、毎回考え直す手間を減らせます。
Notionを使った在宅ワークのタスク管理方法
基本設定ができたら、実際の仕事で活用してみましょう。
ここでは、毎日の仕事を整理するための具体的な使い方を紹介します。
今日やるタスクだけを表示する
タスク管理で便利なのが、今日取り組む仕事だけを表示する方法です。
仕事をすべて一覧にしていると、タスクの数が多くなり、今日やるべき仕事が分かりにくくなることがあります。
そこで、データベースのフィルター機能を使い、作業予定日が今日のタスクだけを表示するビューを作成します。
設定する条件の例は次のとおりです。
- 作業予定日：今日
- ステータス：完了ではない
この条件にすれば、今日取り組む予定で、まだ終わっていない仕事を確認できます。
朝にNotionを開いたら、まずこの一覧を確認しましょう。
その日の仕事が見えるようになるため、何から始めるか迷いにくくなります。
なお、期限が今日のタスクと、今日作業する予定のタスクは同じとは限りません。
そのため、今日の仕事を管理するときは、期限ではなく「作業予定日」を使うと整理しやすくなります。
ボードビューで仕事の進捗を確認する
複数の仕事を同時に進めている場合は、ボードビューも便利です。
ボードビューでは、タスクをステータスごとに分けて表示できます。
例えば、次のように仕事を分類します。
- 未着手
- 進行中
- 完了
記事執筆の仕事なら、次のような流れで管理できます。
| ステータス | タスクの例 |
|---|---|
| 未着手 | 記事構成の作成、資料の確認 |
| 進行中 | 記事本文の執筆、画像の選定 |
| 完了 | 記事の校正、納品 |
一覧表だけでは分かりにくい仕事の進み具合も、ボード形式なら視覚的に把握しやすくなります。
どの段階の仕事が多いのかを確認したいときにも役立ちます。
案件ごとにタスクを整理する
複数のクライアントやプロジェクトを担当している場合は、カテゴリやプロジェクト名を使って仕事を分類しましょう。
例えば、Webライターなら、次のように分けられます。
- A社：記事の構成作成、本文執筆、修正対応
- B社：キーワード調査、記事執筆、納品
- C社：既存記事のリライト、画像の差し替え
案件名を登録しておけば、特定のクライアントに関する仕事だけを表示できます。
仕事が増えてきた場合でも、どの案件にどのタスクがあるのかを整理しやすくなるでしょう。
ただし、最初から細かく分類しすぎる必要はありません。
まずは案件名を追加し、必要に応じてカテゴリを増やしていく方法がおすすめです。
Notionとカレンダーを組み合わせて在宅ワークを効率化する方法
Notionでタスクを管理していても、実際に作業する時間まで決まっていなければ、仕事が予定どおりに進まないことがあります。
例えば、「記事を書く」というタスクを登録しても、いつ執筆するのかを決めていなければ、ほかの予定に押されてしまうかもしれません。
そこで、タスク管理とスケジュール管理を組み合わせてみましょう。
タスク管理とスケジュール管理の違いを理解する
まずは、それぞれの役割を分けて考えることが大切です。
| 管理する内容 | 具体例 |
|---|---|
| タスク管理 | 記事を執筆する |
| 期限管理 | 11月10日までに完成させる |
| スケジュール管理 | 11月7日の10時から12時に執筆する |
タスク管理では、やるべき仕事を整理します。
期限管理では、いつまでに終わらせる必要があるのかを確認します。
スケジュール管理では、実際に作業する時間を決めます。
この3つを分けて考えると、仕事の進め方が明確になります。
Notionのカレンダービューで期限や作業予定を確認する
Notionには、データベースに登録した日付をカレンダー形式で表示する機能があります。
カレンダービューを使えば、タスクの期限や作業予定を日付ごとに確認できます。
例えば、次のように仕事を登録しておきます。
- 月曜日：記事の構成作成
- 火曜日：本文の執筆
- 水曜日：内容の確認と修正
- 木曜日：最終チェック
- 金曜日：納品
このように作業予定を登録しておけば、一週間の仕事の流れを把握しやすくなります。
また、特定の日にタスクが集中していないかを確認することもできます。
ただし、Notionのカレンダービューは、基本的にはデータベースに登録した日付を確認するためのものです。
Googleカレンダーのように、開始時刻や終了時刻を中心とした細かな時間割を管理したい場合は、外部カレンダーを併用するとよいでしょう。
Googleカレンダーで作業時間を確保する
時間単位で予定を管理したい場合は、Googleカレンダーなどの外部カレンダーを活用する方法があります。
例えば、次のように一日の予定を登録します。
- 9時～10時：メール対応
- 10時～12時：記事の執筆
- 12時～13時：昼休憩
- 13時～14時：オンライン会議
- 14時～15時：記事の修正
Notionで仕事の内容や期限を整理し、カレンダーで実際に作業する時間を決めるイメージです。
こうすることで、やるべき仕事だけでなく、いつ取り組むのかまで明確になります。
ただし、予定を詰め込みすぎないように注意しましょう。
在宅ワークでは、急な連絡や修正依頼が入ることもあります。
作業時間の前後に余裕を持たせ、休憩時間も確保しておくと、予定を調整しやすくなります。
Notionのタスク管理を長く続けるためのコツ
Notionは自由度が高い反面、最初から機能を増やしすぎると、管理すること自体が負担になってしまう場合があります。
長く使い続けるためには、毎日の仕事で無理なく使える仕組みにすることが大切です。
最初から完璧な管理画面を作らない
Notionを使い始めると、おしゃれなテンプレートや便利な機能を取り入れたくなるかもしれません。
しかし、見た目を整えることに時間をかけすぎると、肝心のタスク管理が後回しになってしまいます。
最初は、次の項目だけでも十分です。
- タスク名
- 期限
- 作業予定日
- ステータス
実際に使ってみて、不便に感じた部分だけを追加していきましょう。
例えば、案件が増えてきたらプロジェクト名を追加する、仕事の優先順位が分かりにくければ優先順位の項目を追加する、といった方法です。
最初から多機能な管理画面を作る必要はありません。
タスクの入力や更新を簡単にする
タスク管理を続けられなくなる原因の一つが、入力や更新に手間がかかることです。
仕事を登録するたびに多くの情報を入力する仕組みでは、忙しいときに面倒だと感じてしまいます。
そのため、最初に入力する項目は必要最低限にしましょう。
例えば、新しい仕事を受けたときは、まずタスク名と期限だけを登録します。
その後、作業予定日や優先順位など、必要な情報を追加すれば問題ありません。
入力する手間を減らすことで、タスク管理を習慣にしやすくなります。
毎日決まったタイミングでタスクを確認する
タスク管理は、仕事を登録しただけでは十分ではありません。
登録した情報を確認し、実際の行動につなげることが大切です。
例えば、次のような流れを習慣にしてみましょう。
- 仕事を始める前：今日のタスクと優先順位を確認する
- 作業中：進捗に合わせてステータスを変更する
- 仕事の終了時：完了したタスクを整理し、翌日の作業予定を確認する
この流れを決めておけば、タスクの確認を忘れにくくなります。
毎日長い時間をかける必要はありません。
朝と仕事終わりに数分確認するだけでも、仕事の状況を把握しやすくなります。
Notionでタスク管理するときの注意点
Notionは便利なツールですが、使い方によっては管理が複雑になってしまうこともあります。
初心者がつまずきやすいポイントを確認しておきましょう。
機能を増やしすぎない
Notionには、データベースやフィルター、ビューなど、さまざまな機能があります。
便利そうな機能を次々に追加したくなるかもしれませんが、使わない機能が増えると、かえって管理画面が分かりにくくなります。
まずは、仕事の内容・期限・進捗を管理することを優先しましょう。
必要な機能は、実際に使ってから追加すれば十分です。
タスクを登録したまま放置しない
Notionに仕事を登録していても、確認しなければタスク管理の効果は十分に得られません。
未完了のタスクが増え続けている場合は、次の点を確認してみましょう。
- 本当に必要な仕事なのか
- 期限が変更されていないか
- 優先順位が変わっていないか
- 作業する日が決まっているか
長期間放置しているタスクは、内容を見直すことも大切です。
タスク管理の目的は、仕事を記録することではありません。
必要な仕事を整理し、期限までに進められる状態を作ることです。
Notionだけですべての予定を管理しようとしない
Notionは仕事の情報やタスクを整理するのに便利ですが、細かな時間割まで一つの画面で管理する必要はありません。
例えば、仕事の内容や進捗はNotion、会議や作業時間はGoogleカレンダーというように、目的に合わせて使い分ける方法もあります。
大切なのは、すべての情報を一つのツールに集めることではなく、自分が確認しやすい状態にすることです。
初心者向け！Notionのタスク管理を今日から始める実践手順
ここまで紹介した内容を、実際に始めるための手順にまとめます。
最初から完璧な管理画面を作る必要はありません。
まずは、次の5つを順番に進めてみましょう。
1. 今抱えている仕事をすべて書き出す
最初に、現在抱えている仕事を一度書き出してみましょう。
頭の中だけで整理しようとすると、細かな作業や後回しにしている仕事を忘れてしまうことがあります。
例えば、次のような内容です。
- クライアントへのメール返信
- 記事の構成作成
- 記事本文の執筆
- 資料の確認と修正
- 請求書の作成
- オンライン会議の準備
まずは、仕事の種類や期限を気にせず、思いつくものを書き出してみてください。
2. 仕事ごとに期限を設定する
次に、書き出した仕事の期限を確認します。
締め切りが決まっている仕事は、必ず日付を登録しておきましょう。
期限が決まっていない仕事についても、いつ頃取り組むのかを考えておくと、後回しにしにくくなります。
3. 作業する日を決める
期限を登録したら、実際に作業する日を決めます。
例えば、提出期限が金曜日の記事なら、月曜日に構成作成、火曜日と水曜日に執筆、木曜日に修正といった形で予定を立てます。
期限と作業予定日を分けておけば、締め切り直前に慌てることを防ぎやすくなります。
4. 優先順位をつける
すべての仕事を同じ順番で進める必要はありません。
締め切りが近い仕事や、先に対応しなければ次の作業に進めない仕事から優先して取り組みましょう。
優先順位を設定しておけば、複数の仕事が重なったときにも判断しやすくなります。
5. 毎日タスクを確認する
最後に、毎日決まったタイミングでNotionを開き、タスクを確認する習慣を作りましょう。
朝は今日の作業予定を確認し、仕事が終わったら完了したタスクのステータスを変更します。
終わらなかった仕事は、必要に応じて作業予定日を見直してください。
この5つを繰り返すことで、自分の仕事に合ったタスク管理の仕組みを整えられます。
Notionのタスク管理に関するよくある質問
Notionは無料でもタスク管理に使えますか？
Notionには無料プランが用意されており、基本的なページ作成やデータベース機能を使ったタスク管理を始められます。
まずは無料プランで使い始め、自分の仕事に必要な機能が足りるか確認してみるとよいでしょう。
利用できる機能やプランの条件は変更される場合があるため、最新の内容はNotionの公式サイトで確認してください。
Notion初心者でもタスク管理表を作れますか？
Notionの操作に慣れていない人でも、基本的なタスク管理表なら少しずつ作成できます。
最初はタスク名、期限、ステータスの3つを用意するだけでも構いません。
使いながら必要な項目を追加していけば、自分に合った管理画面に整えられます。
NotionとGoogleカレンダーはどちらを使えばよいですか？
管理したい内容によって使い分けるのがおすすめです。
Notionは、仕事の内容や期限、進捗状況などを整理するのに向いています。
一方、Googleカレンダーは、会議や作業時間など、時間単位の予定を管理したい場合に便利です。
両方を組み合わせることで、タスクとスケジュールを分けて管理できます。
在宅ワークのタスク管理を続けるコツはありますか？
最初から複雑な管理画面を作らず、毎日確認できるシンプルな仕組みにすることです。
朝に今日の仕事を確認し、作業が終わったらステータスを更新するなど、確認するタイミングを決めておくと続けやすくなります。
使いにくい部分があれば、少しずつ改善していきましょう。
まとめ｜Notionを活用して在宅ワークのタスク管理を効率化しよう
在宅ワークでは、仕事の内容や期限、進捗状況を自分で管理する必要があります。
複数の案件を抱えている場合は、タスクを整理する仕組みを作っておくと、仕事の状況を把握しやすくなります。
Notionを使えば、自分の仕事内容に合わせたタスク管理表を作成できます。
今回紹介した内容を振り返ってみましょう。
- タスク管理用のページとデータベースを作成する
- タスク名、期限、作業予定日、ステータスを設定する
- フィルターを使って今日やる仕事を表示する
- ボードビューで仕事の進捗を確認する
- カレンダーと組み合わせて作業時間を確保する
- 毎日確認できるシンプルな仕組みにする
最初から多くの機能を使いこなそうとする必要はありません。
まずは、今抱えている仕事をNotionに登録するところから始めてみましょう。
仕事の内容や期限が見えるようになるだけでも、毎日のタスクを整理しやすくなります。
自分の働き方に合った管理方法を少しずつ整え、無理なく在宅ワークを進めていきましょう。